Formation
Parcours Assistant(e) Administratif(ve)

Jour 1

Matin

Définir son rôle d’assistante administrative

• Situer la mission de l’assistante administrative

• Intégrer la plus-value de l’assistante administrative

• Mieux se positionner au sein du binôme ou de l’équipe

Après-midi

Accompagner le dirigeant dans l’exercice de ses différents rôles

• Bien comprendre les rôles de chacun dans l’entreprise

• Identifier la plus-value de l’assistant(e) administrative sur chacun de ses rôles

Jour 2

Matin

Évaluer la gestion de mon planning

• Connaitre les 10 principes fondamentaux de la gestion du temps

• Faire un état de son emploi du temps détaillé

• Repérer les voleurs de temps et interférences

• Mesurer l’impact du stress dans la gestion du temps

Après-midi

Organiser son emploi du temps

• Les horizons temporels

• Établir sa matrice d’Eisenhower

• Fixer des délais

• Tenir sa to do list

Jour 3

Matin

Optimiser la gestion de votre temps

• Lister et identifier nos tendances à temporiser

• Mettre en place les heures de super puissances

• Limiter les interruptions

• Prendre des pauses (loi d’illich)

Après-midi

Ancrer les habitudes dans le temps

• La planification des activités journalières

• Évaluation de la durée des tâches

• Connaitre sa chronobiologie

Jour 4

Matin

Prendre des notes efficacement

• Identifier votre objectif : informer, expliquer, etc.

• Comprendre l’intérêt de vos lecteurs

• Pratiquer l’écoute active et sélective

• Filtrer l’information : messages essentiels et secondaires, superflu à éliminer

• Savoir abréger : constituer son système d’abréviations

Après-midi

Communiquer efficacement par mail

• Différencier la structure de l’e-mail de celle de la lettre

• Adopter la construction en pyramide inversée

• Faire le choix d’un objet précis et percutant pour retenir l’attention du lecteur

• Commencer les e-mails de façon à donner envie de lire la suite du message

• Rédiger des phrases courtes et faciles à comprendre

• Connaître les mots et expressions à éviter

• Utiliser les bonnes formules d’introduction, de conclusion et de politesse

Rédiger un compte rendu de réunion

• Construire la structure du compte rendu : choisir un plan en fonction de vos objectifs

• Organiser les paragraphes

• Écrire un brouillon

• Présenter le compte rendu

Jour 5

Matin

Identifier ses blocages et comprendre l’intelligence émotionnelle

• Les blocages émotionnels

• Le cerveau tri unique

• L’impuissance apprise

• Les trois types d’intelligence

Après-midi

Mettre en pratique la neuro communication et les systèmes de valeur

• La puissance des neurones miroirs

• Fight / Flight / Freeze : Réponses du cerveau au stress managérial

• Les programmes mentaux

• Neuroplasticité et Neurogénèse

Jour 6

Matin

Travailler en équipe

• Clarifier les besoins et attentes de l’équipe

• S’adapter et renforcer la complémentarité avec le groupe

Après-midi

S’affirmer tranquillement dans son rôle

• Oser dire et oser demander

• Maitriser l’analyse comportementale pour s’affirmer (ANC)

• Savoir dire non avec diplomatie

Jour 7 – Word

Matin

Rappels fondamentaux

• Mise en forme (police, paragraphe, tabulations, retraits, image)

• Insertion et conversion de tableaux, ajout/suppression (lignes et colonnes, taille des cellules, alignement dans les cellules

Rappels de mise en page et d’objets graphiques

• Dessin et images : insertion, habillage, modification, mise en page

• Puces et numéros : hiérarchisation, numérotation automatique, puces

Après-midi

Mise en page

• En-tête et pied de page : sections, en-tête et pied indépendant, mise en page indépendante

• Mise en page : colonnes, disposition sur la page

Jour 8 – Excel

Matin

Mise en forme et calculs

• Police, attributs, alignements, format nombre, colonnes et lignes, bordures, mise en forme spéciale (fusion, inclinaison…)

• Formules simples, fonctions élémentaires (SOMME, MOYENNE, MIN, MAX, NB)

Après-midi

Pourcentage et séries

• Plages nommées, calculs, mise en forme

• Numériques, alphanumériques, dates, personnalisées

Mise en page et graphiques

• Zone impression, en-tête et pied, répéter ligne et colonne

• Notions élémentaires (Histogramme, Secteur, Courbes)

Jour 9 – Outlook

Matin

Découverte de l’environnement

• Prise en main du logiciel, vocabulaire élémentaire

• Dossiers Outlook : archivage et options, sauvegarde, restauration

• Contacts : création, listes de distribution, catégories

• Messagerie intro : dossiers (réception, brouillon…), destinataires (en copie et caché), orthographe et grammaire, pièces jointes, signatures

Après-midi

Aller plus loin avec Outlook

• Messagerie avancée : options (confirmation et accusé de réception, messages différés, transfert de réponse auto, notifier une absence…)

• Suivis et rappels : suivis (messages, contacts, tâches), marquer, alerter

• Calendrier intro : affichages, ajout, partage et connexion

• Calendrier utilisation : rendez-vous, réunions, évènements, tâches